Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel, pour chacun des postes d’un centre de santé

Maximiser l’Efficacité de votre Centre de Santé : Découvrez les Fonctionnalités Clés pour une Gestion Optimale à Chaque Poste !

Lors du déploiement d’un logiciel de gestion en centre de santé, c’est l’ensemble des équipes qui sont impactées par l’outil et en font l’usage au quotidien. Gestion des agendas médicaux et de la relation avec les patients dès l’accueil, gestion administrative, consultations des professionnels de santé, suivi comptable… Tous les services peuvent bénéficier du panel fonctionnel de l’outil, afin d’améliorer la qualité de soins du centre, faciliter l’organisation et de faciliter le travail.

Quelles fonctionnalités devez-vous absolument intégrer dans votre centre de santé ? Qui peut en bénéficier, de vos personnels d’accueil à votre responsable tiers-payant ? Voici la check-list des fonctionnalités indispensables à chaque poste dans votre centre de santé !

Le personnel d’accueil dans les centres de santé fait face à de nombreux enjeux. En effet, leur travail est souvent rythmé par des tâches principalement administratives et très chronophages comme la gestion des rendez-vous, l’enregistrement des patients, la collecte des données administratives et de santé…Temps, rigueur, attention constante sont les fers de lance du poste.

Premier interlocuteur des patients, le personnel d’accueil est aussi la vitrine de votre centre de santé. Il doit faire preuve d’une grande capacité d’écoute et de patience pour répondre aux demandes et aux préoccupations des patients. Le relationnel est donc primordial et doit être soigné pour assurer un accueil chaleureux et rassurant, autant que la fidélisation des patients au long terme.

Dans ce contexte, il est essentiel de choisir un logiciel de gestion pour centre de santé qui intègre des fonctionnalités spécifiquement conçues pour faciliter le travail du personnel d’accueil, notamment :

La digitalisation ayant normalisé cette habitude côté patients, il est indispensable de l’intégrer dans votre centre de santé. Via un simple formulaire, le patient n’a qu’à fournir ses informations et choisir un créneau de rendez-vous.

Pour vos personnels d’accueil, ça signifie moins de temps passé au téléphone et moins d’erreurs dues à la saisie puisque les patients se chargent directement de donner leurs coordonnées.

Il permet au personnel d’accueil de ne pas jongler entre plusieurs écrans. L’ensemble des rendez-vous pris en ligne par les patients est directement et automatiquement synchronisé avec le logiciel de gestion pour centre de santé, et inversement.

L’enjeu reste d’optimiser les agendas médicaux. Grâce à un système de relances et une file d’attente automatique, les créneaux se remplissent sans que les assistants médicaux aient besoin d’intervenir.

Tout au long du parcours de soin d’un patient, le personnel d’accueil est amené à interagir avec lui. De la prise de rendez-vous au paiement de la consultation, il est crucial de faciliter les échanges pour offrir une expérience patient optimale et faciliter le travail de vos collaborateurs. Prise de rendez-vous en ligne, échange de documents, signature électronique des devis, relances d’impayés, saisie du questionnaire médical… Le Portail patient permet de faire le lien avec votre centre de santé et de gagner un temps considérable.

Gestion des dossiers médicaux, consultation des historiques, facturation des actes, comptes rendus de rendez-vous… Les tâches administratives prennent de plus en plus de temps et les médecins ne sont pas épargnés par la charge administrative de plus en plus lourde. C’est une source de frustration pour les médecins qui souhaitent se concentrer sur la prise en charge et établir une relation de confiance avec leur patient.

De plus, le volume de données à traiter durant une consultation peut être très important, ce qui nécessite une grande capacité d’analyse et de synthèse. Tout est affaire d’équilibre à trouver entre l’utilisation des outils numériques pour faciliter le travail et la nécessité d’établir une communication humaine et rassurante avec les patients.

Face à ces défis, il est essentiel que les centres de santé choisissent des solutions technologiques adaptées pour soutenir les médecins dans leur pratique quotidienne. Quelques fonctionnalités indispensables pour permettre aux praticiens de retrouver leur cœur de métier et améliorer la qualité des soins :

Toutes les données patients sont centralisées dans le logiciel de gestion du centre de santé, ce qui permet au praticien d’avoir une vision complète du parcours de soin du patient dans l’ensemble du centre, d’accélérer sa prise en charge et d’améliorer la qualité des soins apportés.

L’objectif est de simplifier la saisie des actes grâce à une recherche intuitive et associée, et de permettre d’établir des devis rapidement pour gagner du temps sur la partie facturation des consultations.

Conçue pour simplifier la saisie de vos actes, cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque le praticien effectue fréquemment les mêmes actes au cours d’une consultation, (notamment dans un centre ophtalmologique ou en orthodontie). En cliquant sur un groupe d’actes, le médecin économise du temps administratif pour se concentrer davantage sur l’essentiel : ses patients.

Un logiciel labellisé LAP (Logiciel d’Aide à la Prescription) permet d’améliorer la qualité de soin grâce, notamment, à des alertes sur les contre-indications, les allergies et les interactions médicamenteuses.

En choisissant un logiciel ouvert fonctionnant par API, vous permettez à vos praticiens de disposer de tous les outils dont ils ont besoin pour leur faciliter le travail. Solutions d’intelligence artificielle sur l’analyse dentaire, chatbot pour le suivi post-opératoire… Vous levez toute limite à une pratique optimisée de la médecine.

Fini la perte de temps administrative à rédiger des ordonnances, des lettres de recommandations vers d’autres praticiens etc. Le praticien peut créer plusieurs modèles de documents dans le logiciel pour gagner du temps.

Un logiciel de gestion métier cloud, accessible en mobilité, permet aux praticiens d’accéder au logiciel, qu’ils soient au centre ou n’importe où ailleurs.

La diversité des enjeux auxquels un centre de santé est confronté peut rendre complexe la tâche de garder une visibilité complète sur son activité pour un gestionnaire. En effet, un centre de santé doit gérer un large éventail de services médicaux, chacun ayant ses propres processus et exigences spécifiques, ce qui nécessite une coordination et une organisation rigoureuses.

S’ajoutent à cela le suivi des ressources humaines et matérielles, ainsi que l’assurance d’être en conformité avec les réglementations et normes de qualité, et la gestion comptable.

Avec autant de tâches à gérer simultanément, il peut être difficile pour un gestionnaire d’avoir une vue d’ensemble claire et précise de l’activité du centre de santé. Sans quoi, il devient difficile d’identifier les problèmes potentiels, d’optimiser les processus et de prendre des décisions éclairées pour améliorer l’efficacité et la qualité des soins. C’est pourquoi il est crucial de mettre en place un logiciel de gestion pour centre de santé, intégrant des fonctionnalités clés telles que :

Avec une télétransmission des FSE (Feuilles de Soins Électroniques) et DRE (Demandes de Remboursement Électroniques) en 1 clic, c’est toute la chaîne de facturation qui bénéficie de la digitalisation. Une gestion du tiers payant simplifiée facilite les échanges avec les organismes concernés, améliore le suivi comptable et optimise la santé financière du centre de santé grâce à des processus accélérés.

Cette fonctionnalité permet de rapprocher plus de 70% des virements reçus aux FSE et DRE associées, ce qui représente un gain de temps conséquent pour le responsable du tiers-payant.

Avec des indicateurs de performance et des statistiques personnalisés, le gestionnaire est toujours “connecté” au quotidien du centre et peut prendre des décisions rapidement.

Un logiciel de gestion pour centre de santé certifié permet d’être en adéquation avec l’ensemble des exigences et réglementations en place sur le secteur de la santé. Labellisation e-santé, Labellisation LAP, Ségur de la santé… Ces différents labels attestent de la conformité du centre de santé avec les normes et sont aussi un gage de longévité pour le logiciel qui s’inscrit dans les évolutions du secteur.