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Ouvrir un centre de santé : préparer son dossier ARS

9 min
Ouvrir un centre de santé : préparer son dossier ARS
Dossier ARS : le guide pour ouvrir un centre de santé

Vous ouvrez une structure sanitaire ? Le dossier ARS est un élément clé dans la promotion de la santé. Il conditionne l’ouverture de votre centre de santé. Il s’agit d’un document très normé finement analysé par l’agence régionale de santé dont vous dépendez. Si votre dossier est mal construit, vous perdez un temps précieux. 

Pour éviter toutes inconvenues, Yvon Teboul, du cabinet d’expertise comptable Mon Projet Santé, vous livre ici les étapes du projet.

1. Dossier ARS à l’ouverture d’un centre de santé

Avant de pouvoir ouvrir votre centre de santé, vous devez constituer un projet de santé, également appelé dossier ARS.

Sachez que c’est l’Agence Régionale de Santé qui est chargée du pilotage régional du système national de santé. Elle autorise notamment la création des établissements et services de soins et médico-sociaux. Elle contrôle aussi leur bon fonctionnement.

 

1.1 Composition du dossier ARS

 

Le dossier ARS comprend des pièces administratives, juridiques et techniques relevant du centre de santé et de l’association loi 1901 le supportant.

Il détaille :

 

  • Les offres de soins du centre de santé ;
  • Les actions en faveur de l’accessibilité sociale ;
  • La mise en place de la coordination des soins ;
  • La mise en œuvre d’activités de soins relevant de la santé publique (prévention, dépistage…) ;

 

Ainsi, selon l’arrêté émanant du ministère des Solidarités et de la Santé, le dossier ARS doit faire figurer :

 

  • Le diagnostic des besoins du territoire : caractéristiques de la population visée, problématique de la  concernée, état de l’offre sanitaire, sociale et médico-sociale dans la zone ;
  • Les coordonnées des porteurs de projet du centre de santé (adresses, contacts, identification de la structure juridique…) ;
  • Les effectifs du centre de santé, obligatoirement salariés ;
  • Les missions et activités du centre de santé : horaires, services de santé, de prévention, d’éducation, etc.
  • La description du plateau technique avec un plan détaillé des locaux (un élément problématique sur lequel nous allons revenir)
  • Le règlement de fonctionnement en termes d’hygiène, de sécurité et de droits des patients ;
  • Des éléments de coordination : partenaires éventuels, prestataires labellisés, réunions de concertation, etc.

 

Vous le voyez, le dossier ARS reste un document relativement normé. Il comporte des points très spécifiques qui conditionnent véritablement l’ouverture du centre de santé. D’où la nécessité absolue de bien baliser votre projet dès le départ.

 

1.2 L’engagement de conformité : un indispensable

 

Vous devez également remettre à l’ARS un engagement de conformité. Seul le récépissé de cet engagement vous donne l’autorisation de dispenser des soins, en tant que professionnel de santé.

 

À savoir : Les modèles de cet engagement sont souvent mis à disposition en ligne par les ARS. Vous pouvez également solliciter votre ARS pour l’obtenir.

2. Monter un dossier ARS pour un centre de santé : précautions
2.1 Anticiper le dossier ARS
 

Faites preuve d’une grande rigueur dans votre démarche et commencez dès le début du processus d’ouverture de votre centre de santé.

Il faut compter en moyenne 2 mois, entre le dépôt de votre dossier ARS et les premiers retours que vous recevrez de l’agence. Sachez que les allers-retours sont monnaie courante.

Il faut souvent :

 

  • Peaufiner les projets de création ;
  • Modifier des détails ;
  • Ajouter des pièces justificatives ;
  • Etc.

 

Si l’ARS ne bloque pas totalement un projet, elle exige une rigueur à la hauteur des enjeux d’hygiène et de sécurité pour les patients à traiter. Il est donc capital d’envoyer votre dossier le plus tôt possible.

 

Sachez que votre document est analysé à l’échelle de votre territoire d’implantation. Les caractéristiques d’un dossier ARS pour ouvrir un centre de santé sont définies au niveau national. Mais chaque région a ses propres spécificités. Par exemple, des exigences particulières en matière d’aménagement des locaux peuvent varier selon l’emplacement de votre établissement.

 

2.2 Entrer en contact avec l’ARS

Dès les prémices de votre projet, prenez contact avec votre ARS. Vous connaîtrez ainsi les modalités à respecter, en fonction du programme de santé que vous développez. Vous saurez quelles informations sont requises et quels documents doivent être joints à votre dossier ARS

3. Avoir un plan du centre de santé conforme et validé
3.1 Local : de nombreuses règles

 

Comme mentionné plus haut, l’aménagement des locaux est souvent un élément problématique du projet de santé présenté à l’ARS.

Non-conformité, retard dans la remise du plan définitif, etc. S’il y a bien un point à respecter en tout début de projet, c’est celui de votre local. 

Et les règles sont nombreuses et variées. En voici quelques exemples :

 

  • Différenciation entre les vestiaires homme et femme ;
  • Création d’une salle de pause aux dimensions correctes par rapport à la taille du centre de santé ;
  • Conformité de la salle de stérilisation (en dentaire), avec 1 zone propre et 1 zone sale ;
  • Présence obligatoire d’un bloc opératoire pour faire de l’implantologie (en dentaire) ;
  • Etc.

 

À savoir : Les collectivités territoriales jouent un rôle clé dans l’ouverture d’un centre de santé. Elles vous offrent un soutien sur le plan logistique, financier et administratif. N’hésitez pas à les contacter.



3.2 Dossier ARS : des normes en constante évolution

 

Les normes édictées par l’ARS évoluent constamment avec le marché et les réglementations en vigueur.

C’est pourquoi il est préférable d’anticiper l’aménagement de vos locaux. 

Une veille réglementaire est indispensable dès le début de votre projet. Vous êtes ainsi certain d’avoir un plateau technique conforme, sans risquer de devoir repasser par des travaux coûteux et longs.

 

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4 – Respecter les étapes du dossier ARS

 

4.1 Des étapes avant l’envoi du dossier ARS

 

Avant d’envoyer votre projet à l’Agence Régionale de Santé de votre territoire, certaines étapes sont à respecter :

  • Validez d’abord votre local et votre projet de bail : au-delà de l’aménagement technique que nous venons d’évoquer, pensez à définir toutes les modalités immobilières. Faites faire des devis par un maximum de prestataires.
  • Déposez votre dossier de financement aux organismes bancaires.
  • Immatriculez vos structures juridiques après validation de vos financements auprès des banques.

 

À savoir : La création de l’association est obligatoire : les statuts et justificatifs doivent être joints à votre dossier ARS.

 

4.2 Dossier ARS : les autres obligations à connaître

 

En tant que personne privée, le statut d’association loi 1901 est un prérequis incontournable pour ouvrir votre structure. Pour rappel, certaines missions dévolues aux centres de santé sont obligatoires, à savoir :

 

  • Dispenser des activités de soins de proximité : prévention, diagnostic et soins, etc. ;
  • Réaliser à titre principal des prestations remboursables par l’assurance maladie ;
  • Être accessible à tous, sans restriction de patientèle.
5 – Bien choisir ses prestataires
5.1. L’architecte

La conception de votre plateau technique doit être réalisée en tenant compte des normes et objectifs fixés par l’ARS. C’est pourquoi vous ne pouvez vous passer d’un architecte expert dans ce domaine. Il est un allié de taille pour sécuriser un plan de centre valide et conforme.

 

5.2 La comptabilité

 

Côté comptabilité, privilégiez un prestataire reconnu sur lequel vous pouvez vous appuyer. Un cabinet d’expertise comptable rodé aux subtilités du secteur vous apporte une vision d’ensemble de la gestion du centre.

Il vous offre, en plus, les conseils pertinents indispensables à la réussite de votre projet de santé.

 

5.3 Gagner du temps dans la création de son dossier

 

Vous souhaitez ouvrir un centre de santé en dentaire ou en médecine générale ? Vous pouvez tout à monter votre établissement seul en 12 à 18 mois. Mais attention : dépasser la période de franchise de loyer (6 mois) vous expose à des retards coûteux et risqués, au moment de la création. Outre cela, les étapes d’ouverture d’un centre de santé requièrent une connaissance fine du marché et de son fonctionnement.

En faisant appel à des experts, vous n’aurez pas ce problème, car vous ouvrez en général votre établissement en 4 à 6 mois seulement.

 

Mon Projet Santé est un cabinet de conseil spécialisé dans l’accompagnement des structures de santé. Il s’occupe de la gestion de projets complets, de la préouverture à la création d’un système de santé comprenant plusieurs centres.

Vous profitez ainsi :

  • D’une expertise comptable ;
  • D’une gestion de votre centre à 360 degrés ;
  • Des conseils métiers adaptés à vos besoins.

 

Des conseillers vous aident, par exemple, pour :

 

  • Choisir l’emplacement idéal de votre centre de santé ;
  • Négocier le bail (clauses suspensives, franchises de loyer, etc.) ;
  • Gérer vos ressources humaines ;
  • Etc.

 

Pour obtenir toutes les demandes d’autorisations ARS pour votre centre de santé, vous devez vous conformer aux exigences fixées. Anticipez votre projet et suivez avec rigueur toutes les étapes pour créer votre dossier ARS. Le cas échéant, vous vous exposez à des retards très ennuyeux. 

Vous avez besoin d’un logiciel pour équiper votre établissement ?Notre logiciel Desmos Centres de Santé est idéal.

Contactez-nous vite pour plus de renseignements.