Gestion du tiers payant : 3 pièges à éviter

Le tiers payant est un élément crucial dans l’activité d’un centre de santé. Une mauvaise gestion peut avoir plusieurs impacts négatifs, notamment :

Une mauvaise gestion du tiers payant peut accroître les délais de remboursement des organismes d’assurance maladie et des mutuelles. Ces retards peuvent avoir un impact considérable sur la trésorerie du centre de santé, retardant l’encaissement des revenus provenant des consultations et des actes médicaux. De plus, ils peuvent entraver la capacité du centre à régler ses fournisseurs et à maintenir ses activités courantes.

Cela signifie aussi davantage de tâches administratives chronophages liées au suivi des remboursements et à la gestion des litiges avec les organismes concernés. Vous mobilisez et cumulez les ressources humaines, avec une charge de travail supplémentaire pour le personnel administratif du centre de santé.

Une mauvaise gestion du tiers payant peut entraîner des erreurs dans la facturation et le remboursement des patients. Cela génère de la confusion et de l’insatisfaction, les patients pouvant se sentir lésés ou mal informés sur les modalités de remboursement. Cette insatisfaction peut entraîner une diminution de leur fidélité et une baisse de la fréquentation du centre de santé.

Des erreurs de facturation ou des remboursements incorrects peuvent entraîner des problématiques fiscales ou des sanctions financières de la part des organismes de contrôle. De plus, des retards de paiement prolongés mettent en péril la santé financière du centre et sa capacité à maintenir ses activités.

Une mauvaise gestion du tiers payant crée un cercle vicieux dangereux et constitue un obstacle majeur à la croissance de l’activité. En raison d’une coordination inefficace avec les organismes d’assurance maladie, le centre de santé subit régulièrement des retards de paiement significatifs. 

Cela engendre une trésorerie tendue, compliquant le maintien des ressources et des activités courantes. De plus, le personnel administratif est surchargé de travail, peinant à suivre les remboursements et à gérer les litiges, ce qui affecte la productivité globale et le moral de l’équipe. En conséquence, les patients sont souvent insatisfaits et se sentent mal informés sur les modalités de remboursement, ce qui peut nuire à leur fidélité et à la fréquentation du centre.

Comme nous venons de le voir, sous-estimer la gestion du tiers payant peut avoir des conséquences néfastes sur la trésorerie d’un centre de santé. En effet, si les procédures de facturation et de remboursement ne sont pas correctement suivies, cela peut entraîner des retards ou des erreurs dans les paiements. Ces retards peuvent avoir un impact direct sur la trésorerie du centre de santé, en créant des problèmes de fonds de roulement et en compromettant la capacité à assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.

L’enjeu réside dans le maintien d’un taux d’erreurs inférieur à un certain pourcentage. Selon les recommandations de la Sécurité sociale, il est préférable de viser un taux inférieur à 3% afin de garantir la stabilité de l’activité du centre de santé. Si le taux d’erreurs dépasse 5%, cela signifie que le tiers payant a été minimisé et qu’il est impératif de le considérer comme un service rendu au patient, qui a un coût et nécessite une trésorerie suffisante pour assurer son bon fonctionnement.

Il est donc essentiel d’avoir une conscience claire de l’aspect financier du tiers payant et de lui allouer les ressources nécessaires. Cela signifie accorder du temps, des ressources humaines formées en continu et des compétences spécifiques. Une gestion rigoureuse permet de minimiser les risques financiers et d’assurer une trésorerie stable, ce qui est crucial pour maintenir une activité fluide et garantir la qualité des soins aux patients.

L’une des problématiques majeures est liée à la communication papier. En effet, l’envoi et la réception de documents par courrier peuvent entraîner des retards importants dans les réponses et les règlements. De plus, il existe un risque de perte des documents, ce qui peut compliquer davantage la situation. Ces retards et pertes de documents peuvent entraîner des problèmes de trésorerie pour le centre de santé, en retardant les remboursements et en allongeant les délais de paiement. Cela peut également avoir un impact sur la relation avec les patients, qui peuvent se sentir frustrés par les retards dans le traitement de leurs demandes de remboursement. 

Il est donc essentiel d’établir des canaux de communication efficaces avec les mutuelles et l’assurance maladie, tels que des plateformes en ligne ou des échanges électroniques sécurisés, afin de minimiser ces problèmes liés à la communication papier.

L’un des risques majeurs réside dans l’utilisation de codes tarification qui ne sont pas conformes aux actes médicaux facturés. Cette situation peut entraîner des rejets de télétransmission, ce qui a un impact direct sur la trésorerie du centre de santé. De plus, une facturation figée peut rendre difficile le suivi des remboursements au jour le jour. Il est pourtant crucial de détecter rapidement les erreurs ou les retards dans les remboursements afin de prendre les mesures nécessaires pour rectifier la situation. 

En négligeant cette surveillance proactive, le centre de santé s’expose à des problèmes financiers et à une dégradation de sa relation avec les patients. Il est donc essentiel d’adopter une procédure de facturation flexible et d’investir dans des outils de suivi efficaces pour minimiser ces risques.

Au-delà de l’alignement avec les ambitions gouvernementales (Ségur de la santé), la digitalisation de la gestion du tiers payant en centre de santé présente de nombreux avantages par rapport à une gestion basée sur le papier. Tout d’abord, elle permet une meilleure efficacité et rapidité dans le traitement des demandes de remboursement. Les informations sont saisies électroniquement, évitant ainsi les erreurs de saisie et les retards liés à la manipulation de documents physiques. 

De plus, la digitalisation permet un pilotage centralisé de toutes les actions liées au tiers payant. Cela signifie qu’un seul système peut regrouper les télétransmissions, les vérifications des codes tarification, les suivis des remboursements et les éventuelles corrections à apporter. 

Cette centralisation facilite grandement la gestion administrative et financière du centre de santé, notamment en gestion multi–centres, ce qui simplifie considérablement la coordination et la supervision des activités liées au tiers payant. 

En somme, la digitalisation offre une solution efficace pour optimiser la gestion du tiers payant en centre de santé, en améliorant l’efficacité, la précision et la centralisation des processus administratifs.

La gestion du tiers payant nécessite de suivre un ordre précis pour assurer une gestion efficace :

1. Effectuez la télétransmission des demandes de remboursement à l’assurance maladie et aux mutuelles. Cela permet d’accélérer le processus de remboursement et d’éviter les erreurs de saisie.
2. Procédez aux rapprochements bancaires, c’est-à-dire pointez les règlements effectifs reçus des organismes de santé. Cette étape permet de s’assurer que les paiements ont bien été reçus et d’identifier rapidement les éventuels retards ou erreurs de paiement. 
3. Traitez les rejets de télétransmission éventuels. Cela implique de comprendre les raisons des rejets et de prendre les mesures nécessaires pour éviter les relances inutiles.
4. Relancez les organismes lorsque les délais de remboursement sont dépassés. Cela permet de s’assurer que les paiements seront bel et bien effectués et d’éviter les retards importants qui pourraient affecter la trésorerie du centre de santé. 

Sachez que seule une gestion ordonnée des différentes étapes de la gestion du tiers payant permet d’avoir une visibilité précise sur le fonds de roulement et l’activité globale de votre centre de santé. C’est la garantie d’une meilleure maîtrise financière et de l’optimisation des processus administratifs liés au tiers payant.

Pour éviter les rejets de télétransmission en centre de santé, il est essentiel de mettre en place certaines pratiques :

• Avoir une bonne connaissance des droits des patients. Cela peut être facilité par l’utilisation d’une connexion ADRi qui permet une mise à jour constante des informations patients (identification, coordonnées, prises en charge, ALD…). 
• Respecter le parcours de soin défini par l’assurance maladie. Cela signifie que les patients doivent être orientés vers les professionnels de santé correspondant à leur situation médicale, afin d’éviter les rejets liés à des consultations ou des actes médicaux réalisés hors du parcours de soin. 
• Respecter la codification des actes médicaux et les nomenclatures en vigueur. Un logiciel de gestion métier peut vous y aider en intégrant ces codes à jour, correspondant aux actes réalisés. 
• Se reposer sur un système de notifications dans le logiciel de gestion pour signaler les éventuelles erreurs lors de la saisie des informations et inciter à la vérification avant la télétransmission. 

La formation continue du personnel administratif est d’une importance capitale pour assurer une gestion efficace du tiers payant en centre de santé. En raison de l’évolution constante des réglementations et des procédures liées au remboursement des soins, il est essentiel que le personnel soit à jour sur les dernières pratiques et exigences. Cela permet de garantir une connaissance approfondie des processus de télétransmission, des nomenclatures médicales, des droits des patients et des différentes étapes de gestion du tiers payant. De plus, la formation continue permet de renforcer les compétences du personnel administratif, d’améliorer leur efficacité et leur productivité, et de réduire les erreurs de saisie ou de traitement des télétransmissions.

Par ailleurs, il est également crucial de retenir les personnels qualifiés dans les centres de santé pour favoriser la continuité dans la gestion du tiers payant. Le turn-over fréquent peut entraîner une perte de connaissances et d’expérience, ainsi qu’une interruption dans la transmission des compétences acquises. En conservant des employés qualifiés et expérimentés, les centres de santé peuvent assurer une continuité dans la gestion du tiers payant, éviter les erreurs dues à un manque de connaissances ou à une mauvaise compréhension des procédures, et maintenir une efficacité opérationnelle élevée.