Gestion du tiers payant : le guide complet pour un centre de santé

La facturation est l’une des tâches de gestion administrative essentielle dans un centre de santé. Le mauvais suivi des paiements en tiers payant, notamment, peut rapidement impacter votre trésorerie et déstabiliser votre activité médicale. Alors, comment réaliser une gestion du tiers payant optimale dans votre centre de santé ? C’est ce que cet article vous propose d’explorer. 

Le tiers payant AMO, AMC : un enjeu clé pour la gestion administrative du centre de santé

Avec le tiers payant, votre patientèle ne fait plus l’avance de ses frais de santé. Les organismes de prise en charge règlent directement les professionnels. Ce dispositif repose sur deux piliers :

• L’AMO (Assurance Maladie Obligatoire), principalement gérée par la CPAM
• L’AMC (Assurance Maladie Complémentaire), à savoir les mutuelles.

Dans votre centre de santé, cette pratique est devenue quasi systématique. En pratique, le patient présente sa carte d’assurance maladie et sa carte de mutuelle lors de sa consultation. Le professionnel de santé se charge de faire les démarches administratives pour obtenir le remboursement.

Pourtant, en pratique, la gestion du tiers payant reste complexe, malgré la mise en place du système NOEMIE. La multiplication des organismes payeurs, les délais réglementaires, et la technicité de la télétransmission restent un véritable enjeu organisationnel et financier du tiers payant dans les centres de santé. 

En plus, la moindre erreur de saisie ou de retard peut provoquer un rejet de votre FSE ou un impayé. Et cela a des conséquences directes sur la trésorerie de votre établissement.

Alors, comment bien gérer le tiers payant dans votre établissement ? Commençons par les fondements de la facturation.

Comment gérer le tiers payant dans votre centre de santé ?

Qui gère le tiers payant ?

Dans un centre de santé, la gestion du tiers payant est généralement assurée par un gestionnaire de tiers payant, par l’équipe administrative, ou parfois directement par les professionnels de santé eux-mêmes, selon la taille et l’organisation de la structure. Une gestion rigoureuse est essentielle pour garantir la bonne facturation et préserver la trésorerie du centre.
Voici les principales étapes pour avoir une gestion optimale de votre tiers payant.

Étape 1 : télétransmettre de façon régulière

La facturation en centre de santé nécessite un suivi rigoureux. Il s’agit de vérifier que chaque télétransmission a bien été réalisée, de façon à garder une visibilité sur les factures en cours.

Grâce à cela, vous limitez réellement les oublis d’envois de FSE.

Étape 2 : contrôler les droits des patients avant chaque soin

Avant tout acte, il est impératif de vérifier la validité des droits sur la carte Vitale :

• ALD ;
• CMU ;
• Etc.

Cela permet d’éviter de nombreux rejets de FSE.

Étape 3 : bien paramétrer le logiciel de télétransmission tiers payant

Vérifier les paramétrages de votre logiciel. C’est indispensable pour avoir une gestion administrative sans faille de votre centre de santé. Votre outil doit notamment être conforme aux normes SESAM-Vitale. 

Étape 4 : centraliser le suivi de son activité sur un tableau de bord

Regroupez vos données sur un tableau de suivi et tenez-le à jour. Cela limite les oublis. Pour réduire les rejets et impayés, pensez à assigner cette tâche à un membre de votre équipe.

Réalisez aussi des rapprochements bancaires réguliers entre : 

• Les FSE que vous avez transmises ; 
• Les paiements reçus par les différents organismes. 

Vous verrez facilement les éventuels écarts de règlement, les anomalies et, bien sûr, les impayés.  

Impayés et rejets tiers payant : les causes de perte financière majeure en centre de santé

La sécurisation du tiers payant est un enjeu clé dans votre centre de santé. Pour la garantir, il vaut mieux connaître les motifs de rejets FSE ou d’impayés. En voici une présentation. 

Quelle est la différence entre un impayé et un rejet FSE ?

Pour faire simple, dans un rejet, la facture est refusée, au moment de la télétransmission. Dans un impayé, elle est télétransmise à l’organisme payeur qui l’accepte, mais ne la règle pas.

Les 5 types principaux de rejets de factures dans un centre de santé

Le rejet de télétransmission peut être dû à :

• Des informations incorrectes ou incomplètes de vos patients (nom, prénom, numéro de sécurité sociale) ;
• Une carte Vitale non mise à jour ;
• Un code d’acte médical inapproprié ;
• Un non-respect du parcours de soins ;
• Des irrégularités dans le dossier de complémentaire santé ;

• Une erreur dans la gestion des exonérations spécifiques (CMU, ALD, etc.) ;

• Etc.

Les 6 motifs d’impayés en centre de santé

La plupart du temps, les impayés, eux, sont dus à :

• Un problème au niveau des droits du patient ;
• Une erreur dans la saisie (NIR, code régime, etc.) ;
• Un mauvais rattachement à une mutuelle ;
• Un codage erroné de la NGAP ;
• Un manque de justificatif médical ;
• Un délai dépassé de facturation.

Toutefois, en mettant en place une procédure de traitement efficace, vous et votre gestionnaire tiers payant pouvez limiter les pertes financières de votre établissement. On vous explique ci-dessous.

Gestion administrative du tiers payant : comment traiter efficacement rejets et impayés ?

Vous avez repéré un retour NOEMI ? Voici comment procéder.

Déterminer l’origine du rejet ou de l’impayé tiers payant

Une bonne gestion du tiers payant commence par l’identification de l’erreur. Votre impayé est-il dû à une erreur de NIR, un problème de mutuelle ?

Rectifier l’erreur et renvoyer le document tiers payant

Vous avez trouvé l’erreur ? Il peut suffire de :

• Transmettre un document oublié ;
• Changer un code NGAP ;
• Mettre la carte Vitale à jour ;
• Etc.

Corrigez rapidement les données et télétransmettez à nouveau votre document au bon organisme payeur. Si au bout de quelques jours votre paiement n’a pas été déclenché, rappelez la mutuelle pour débloquer votre dossier.

Suivre les actions du tiers payant

Le suivi de vos rejets et de vos impayés est une des clés principales pour identifier des erreurs récurrentes. Alors, mettez en place un système de suivi en notant :

• Votre date de relance ;
• La correction que vous avez effectuée ;
• Le nom de votre interlocuteur.

Former votre équipe à la gestion du tiers payant

Saviez-vous que la majorité des rejets FSE sont attribuables à des erreurs humaines ?

Elles résultent souvent d’un manque de temps ou d’une méconnaissance des procédures correctes de la télétransmission.
Alors, n’hésitez pas à former vos collaborateurs à la lecture des retours NOEMIE .

Gestion tiers payant : les atouts d’un logiciel pour un centre de santé

Une vérification des champs obligatoires

NIR incorrect, une caisse mal identifiée, etc. Il suffit d’une simple erreur de saisie pour bloquer votre facturation. Mais votre logiciel vous guide pour remplir correctement les informations essentielles :

• Nom du prescripteur ;
• NGAP ;
• Exonérations ;
• Etc.

Être alerté en cas d’erreurs ou de droits expirés

Dès la création de la feuille de soins, votre logiciel vous alerte en cas de modification ou d’expiration des droits. Vous évitez donc d’envoyer une FSE vouée à l’échec et vous gagnez du temps en corrigeant directement l’erreur avant la télétransmission.

Un suivi des retours NOEMIE optimal, en temps réel

Avec cet outil, vous visualisez en un seul coup d’œil toutes vos factures : celles en attente et celles rejetées. 

Et cela vous aide à trier les flux de données et anticiper votre travail de relance.

Une automatisation des relances AMC

Votre logiciel de gestion tiers payant relance, pour vous, les organismes complémentaires, avec une traçabilité maximale.

Un suivi simple de votre activité médicale

Grâce à son tableau de bord ergonomique, votre outil devient le pilier incontournable du pilotage de votre activité. En somme, utiliser un logiciel vous permet de :

• Fluidifier votre facturation en tiers payant ;
• Prévenir les erreurs ;
• Optimiser le traitement des éventuels rejets ou impayés.

Dans un centre de santé, la bonne gestion du tiers payant est indispensable pour pérenniser votre activité de soins. Pour vous aider, Orisha Healthcare vous offre une solution performante et ergonomique. Besoin d’en savoir plus sur notre logiciel réservé aux centres de santé ? Contactez-nous vite.