Feuilles de soins : comment accélérer les remboursements de vos patients ?

Envoyer des feuilles de soins papier à la Sécu, faire parvenir le décompte de remboursement à sa mutuelle, retrouver des documents essentiels (ordonnance, factures…) pour justifier une demande de remboursement… Les patients ne sont que trop habitués à gérer des obstacles et à essuyer des délais longs dans les remboursements de leurs soins.

Centres de santé, on vous décrit 3 facteurs essentiels à votre activité pour accélérer les remboursements sur les feuilles de soins de vos patients.

Pour accélérer les remboursements de vos patients sur leurs feuilles de soins, pensez de prime abord à demander la présentation systématique de la carte Vitale. Attribuée dès l’âge de 16 ans, elle fait office de carte d’identité de santé mais elle comporte surtout toutes les informations personnelles de son propriétaire ainsi que ses différents droits qui influent sur le montant des remboursements : régime d’Assurance Maladie, caisse primaire (CPAM) de rattachement, droit éventuel à l’exonération du ticket modérateur, accès ou non à la complémentaire santé solidaire.

Côté patient, une carte Vitale mise à jour régulièrement est d’autant plus importante qu’elle permet d’informer votre centre de santé de toute modification de situation qui aurait un impact sur les modalités de remboursements, comme une grossesse ou la prise en compte d’une Affection de Longue Durée (ALD).

Au-delà des droits, la carte Vitale une fois présentée vous permet d’éditer des feuilles de soins électroniques, qui sera transmise à l’Assurance Maladie. Celle-ci pourra procéder au remboursement d’une partie des frais en moyenne sous une semaine, avant de produire le décompte qui sera fourni à l’éventuelle complémentaire santé du patient. Sans carte Vitale, vous ne pourrez qu’éditer une feuille de soins papier, que votre patient devra envoyer par courrier ou de façon dématérialisée à la Sécurité sociale. Les délais de remboursement via une feuille de soins papier peuvent s’élever à plusieurs mois en fonction des CPAM régionales.

Accélérer les remboursements de vos patients via les feuilles de soins, c’est donc pouvoir accepter et lire les cartes Vitale en toutes circonstances, et notamment en mobilité. Établir une FSE requiert souvent un lecteur de carte relié physiquement à un poste, ce qui peut apporter son lot de problèmes de maintenance : connectiques USB manquantes, mauvaises installations logicielles, mises à jour bancales… Optez pour une solution qui vous permettra de facturer et télétransmettre les feuilles de soins rapidement, facilement et où que vous vous trouviez.

La télétransmission et les retours NOEMIE (Norme Ouverte d’Echanges Maladie avec les Intervenants Extérieurs) permettent un échange de données entre la Sécurité sociale et la mutuelle de vos patients. La télétransmission simplifie les démarches en facilitant l’envoi des feuilles de soins et des décomptes par la CPAM aux organismes complémentaires pour générer des remboursements plus tôt. Ces derniers sont déclenchés en moyenne 72 heures après réception des documents par les mutuelles. Si le service n’est pas activé, les délais sont plus longs puisque le patient doit d’abord récupérer le décompte de sa CPAM puis l’adresser à sa complémentaire santé.

Pour votre centre de santé, cela signifie vous équiper, au-delà d’un ordinateur et d’une connexion internet haut débit :

• de cartes professionnel de santé (CPS) ;
• de lecteurs de cartes Vitale et CPS ;
• d’un logiciel de télétransmission qui soit à la fois en conformité avec les dernières réglementations mais qui sait aussi gérer la facturation FSE/DRE. Ce système de facturation décrit dans le cahier des charges SESAM-Vitale permet l’envoi des feuilles de soins électroniques (FSE) à l’Assurance maladie ainsi que l’envoi direct des Demandes de Remboursement Electronique (DRE) aux organismes complémentaires.

Pour les professionnels de santé, c’est la garantie de règlement plus rapide et d’un mode de fonctionnement plus adapté aux pratiques professionnelles (facturation en multi-centres, visites à domicile…). Pour vos patients, c’est une relation simplifiée avec leurs CPAM, des remboursements accélérés des feuilles de soins, sans papier, sans frais d’affranchissement et sans contact avec de multiples interlocuteurs.

La télétransmission des feuilles de soins et la carte Vitale elles-mêmes présentent leurs propres limites dans l’accélération des remboursements de vos patients. Si vous n’êtes pas en capacité (parfois momentanément) de lire la carte Vitale ou d’éditer des feuilles de soins électronique, la bonne communication avec vos patients pourra se révéler cruciale pour accélérer leurs remboursements. Pour établir un canal d’échanges pertinent, voici quelques astuces :

Vos patients pourront y retrouver non seulement toutes les informations qui concernent leur relation avec votre centre de santé (historique de rendez-vous et de soins, informations et données médicales, messagerie avec vos équipes…) mais aussi avoir un accès direct à des documents indispensables pour activer leurs remboursements (feuilles de soins électroniques, ordonnances, radios, devis et factures etc.). Ils pourront ainsi récupérer ce dont ils ont besoin sans occuper votre personnel inutilement et transmettre une information correcte et complète aux organismes qui la demandent.

Véritable carnet de santé en ligne de vos patients, le DMP vous permettra d’accéder à toutes les informations médicales, à l’historique de soins et aux comptes rendus, et notamment aux données spécifiques de remboursement de l’Assurance Maladie qui concernent vos patients.

Pour accélérer les remboursements de vos patients sur leurs feuilles de soins, voici 3 facteurs essentiels :

• Demander systématiquement la présentation de la carte Vitale mise à jour et s’équiper de lecteurs qui fonctionnent en toutes circonstances et en mobilité ;
• Opter pour un système de télétransmission SESAM-Vitale pour raccourcir les délais d’envoi des DRE aux organismes complémentaires ;
• Favoriser la communication avec vos patients pour leur permettre de retrouver facilement leurs documents essentiels sans monopoliser vos équipes.