Limiter les impayés en centre de santé : 4 astuces

La gestion des impayés fait partie intégrante de l’activité d’un centre de santé. Elle peut parfois s’avérer compliquée, car elle est trop éloignée du cœur de métier des professionnels de santé. Prises en charge périmées, rejets des factures papier, vérifications et corrections chronophages, etc. Les erreurs d’origine humaine sont courantes. Pourtant, elles représentent un risque réel pour votre chiffre d’affaires.

Voici 4 conseils, prodigués par Romuald BOSSARD de STPPS  pour vous aider à faire face et limiter les dangers pour votre trésorerie.

Mettre en place un rapprochement bancaire est indispensable pour assurer une bonne gestion des impayés en centre de santé. La démarche consiste à comparer votre relevé de banque et votre facturation FSE/DRE. Vous vérifiez ainsi l’exactitude des entrées et sorties.

Ce contrôle des factures et des encaissements permet de :

• Repérer les erreurs ;
• Identifier les retards de paiement sur votre compte bancaire ;
• Connaître l’état en temps réel de votre trésorerie.

Le rapprochement bancaire doit vous permettre de retrouver facilement toutes les situations d’impayés.Vous relancez donc la complémentaire santé pour récupérer l’argent qui vous est dû. Certes, il s’agit d’un travail chronophage. Mais il est incontournable pour conserver une bonne santé financière sur le long terme. 

Alors, comment s’y prendre pour être efficace ?

Faites appel à des experts ou reposez-vous sur un logiciel de gestion performant, capable de superviser les impayés en centre de santé.

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Saviez-vous qu’en travaillant uniquement au format papier dans votre centre de santé, vos paiements sont retardés de 2 à 3 mois ? En termes de gestion de trésorerie, il s’agit d’un délai considérable qui peut mettre à mal votre activité.

De plus, le travail papier augmente les risques d’erreurs dans la facturation FSE/DRE, notamment vis-à-vis de la CPAM. Avant de procéder à une relance d’impayés, chaque feuille de soins demande une vérification longue et fastidieuse de :

• La validité du numéro de Sécurité sociale ;
• La présence effective du patient sur la carte mutuelle .
• La cotation indiquée ;
• Etc.

En numérisant vos feuilles de soins, vous vous reposez sur une solution de gestion. Elle valide chaque facturation et effectue à votre place sa télétransmission ou sa relance.

En choisissant de télétransmettre au moins 90 % de vos factures, vous limitez considérablement le taux d’impayés dans votre centre de santé.

Dans la gestion des impayés en centre de santé, les prises en charge erronées représentent un volume important.

Lorsqu’un praticien fait un plan de soins dentaires, par exemple, il établit un devis. S’il est validé, il fait alors l’objet d’une demande de prise en charge auprès de la complémentaire santé. Plusieurs problèmes peuvent alors se poser :

• Si le patient considère que l’acte est trop cher, le plan de traitement est modifié. Normalement, il doit alors faire l’objet d’une nouvelle demande de prise en charge. Mais la mise à jour n’est souvent pas faite par le praticien. Il n’y a donc pas de correspondance avec la demande, qui doit être établie au centime près.
• Les dates de validité sont également peu respectées. Imaginons que la prise en charge soit valable 3 à 6 mois et que le traitement de soins dentaires dure plus longtemps. L’accord de prise en charge fait alors l’objet d’un refus.

Pour gérer la validité des prises en charge, le mieux est de conserver toutes les informations et Desmos Centres de santé peut vous y aider :

• Date de la demande prise en charge ;
• Validité ;
• Acceptation ;
• Signature
• Etc.

Mettre en place ces différents points de contrôle vous permet de limiter les erreurs et les factures impayées.

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Un logiciel de gestion adapté à votre activité vous permet de gagner un temps infini et de faciliter la gestion des impayés en centre de santé.

Desmos Centres de Santé est un outil de gestion 100 % cloud. Il intègre les fonctionnalités clés qui vous permettent de faire face aux situations d’impayés. Il dispose notamment :

• D’un module de rapprochement bancaire, avec intégration du format obligatoire CFONB120 pour visualiser et gérer les virements et prélèvements bancaires ;
• D’une visibilité sur vos impayés par date et par mutuelle, avec un système de filtres pour définir vos priorités ;
• D’outils de relances automatiques par mutuelle ;
• D’une aide à la facturation qui évite les erreurs et les corrections dès qu’elles sont repérées par le logiciel.

Les 4 conseils que nous vous avons donnés ici sont indispensables pour assurer la bonne gestion de vos impayés en centre de santé. Les rapprochements bancaires contribuent à réduire les délais de paiement et récupérer l’argent qui vous est dû. De même, les prises en charge des mutuelles doivent être un point de contrôle indispensable. 

Pour vous aider à conserver une santé financière saine, oubliez les vérifications papier. Elles sont source d’erreur. Misez dès maintenant sur le digital. Optez pour un logiciel de gestion comme Desmos Centres de santé. Il est adapté à votre activité.