Comment optimiser le planning médical de votre centre de santé ?

La création d’un agenda structuré permet à un établissement de santé de fluidifier son activité quotidienne et de limiter les erreurs d’organisation. Vous souhaitez mettre en place un planning médical bien construit pour votre centre de santé ? Découvrez vite tous nos conseils. 

Optimiser un planning médical pour un centre de santé : quels avantages ? 

Les atouts d’un planning optimisé pour les professionnels de santé

Gestion du temps de travail, coordination des équipes, etc. Le planning médical d’un centre de santé est un dispositif capital pour les professionnels de santé. Il garantit à vos collaborateurs une visibilité sans faille de chacun de leurs créneaux de travail. Mais il réduit également les doublons ou les erreurs d’affectation dans un service. Pour les équipes, l’agenda est donc un outil de communication indispensable au quotidien.

Les bénéfices pour les patients

La bonne coordination entre soignants permet également d’optimiser l’expérience patient, au sein d’un établissement sanitaire. Les délais d’attente pour avoir un rendez-vous sont réduits. Quant à la prise en charge de la patientèle le jour de la consultation, elle est beaucoup plus fluide.

Un planning médical bien organisé contribue ainsi à l‘amélioration de la qualité des soins et à la fidélisation des patients. 

Quels sont les points clés à connaître à construire un planning médical efficace ?

Voici 5 conseils clés pour établir le planning efficace d’un centre de santé.

Prendre en compte les contraintes de fonctionnement du centre de santé

Chaque centre de santé dispose de ses exigences spécifiques. En tant que gestionnaire, il est donc impératif de commencer par analyser toutes les exigences organisationnelles, en se posant les questions du type : 

• Quelles sont les plages horaires des soignants et l’heure d’ouverture réelle du centre ? 
• Existe-t-il plusieurs lieux de soins et quelle est leur capacité d’accueil ? 
• Comment s’effectue à ce jour la coordination des collaborateurs dans les salles de consultation ? 
• Quel est le nombre de blocs opératoires et comment sont-ils gérés ? 
• Quels sont les outils utilisés pour mettre en place un planning ?
• Etc.

Cette première analyse met en évidence d’éventuels décalages entre les besoins réels du centre et le fonctionnement réel des équipes sur le terrain. 

Identifier la répartition des professionnels de santé 

La distribution des équipes doit être équilibrée en fonction des besoins de chaque secteur médical. Mais elle doit aussi prendre en compte les diverses compétences des professionnels de santé, leurs spécialités et leurs plages de disponibilité.

Prévoir les remplacements et la variation d’activité

La fluctuation d’activité reste un point capital à considérer, avant d’établir un modèle de planning fiable et performant. Durant l’année, votre cycle d’activité peut, en effet, varier.

Certaines périodes, comme les épidémies saisonnières ou les périodes de vacances scolaires, nécessitent souvent un renforcement des équipes pour éviter les ruptures de services. Elles se compliquent à cause des périodes de congé de vos collaborateurs ou des jours fériés. Aussi, pour assurer une coordination fluide de vos équipes, il est préférable de les anticiper, de façon à garantir une continuité optimale des soins. 

Quels sont les outils qui facilitent la gestion d’un agenda de centre de santé ? 

L’e-agenda

Aujourd’hui, le planning médical en ligne est devenu la solution idéale pour bien gérer l’activité d’un centre de santé.  

Les fonctionnalités clés d’un planning numérique

Un e-agenda vous offre :

• Une vue d’ensemble de votre activité sur l’année, le mois ou la journée ;
• Le planning général d’un service, d’un professionnel de santé, d’un lieu de soin ;
• La synchronisation automatique entre les soignants ; 
• Une gestion optimale des remplacements et des absences ; 
• Une fonction recherche rapide pour identifier un créneau problématique.

Les atouts d’un planning médical en ligne

Un planning médical en ligne présente, en plus, des avantages indéniables : 

• Il vous alerte en cas de non-occupation d’un lieu ou d’absence d’un professionnel de santé.
• Les mises à jour sont effectuées de manière automatique. 
• Il vous offre un historique complet de votre activité et une traçabilité optimale de tous vos actes médicaux.

Par ailleurs, vous le partagez en quelques clics à l’ensemble de vos collaborateurs.

L’intégration du planning dans un logiciel de gestion

Orisha Healthcare intègre un agenda dans Desmos Centres de Santé, le logiciel de gestion pour cabinet médical et centre de santé. 

Vous disposez ainsi d’une solution tout-en-un pour retrouver facilement :

• Les rendez-vous patients ;
• La disponibilité de vos salles d’attente ;
• L’activité d’un professionnel de santé. 

Il vous suffit de quelques secondes pour visualiser l’activité médicale de votre centre. Vous pouvez également suivre des indicateurs de performance clés. 

Quant à vos collaborateurs, ils facturent leurs actes en quelques clics. Ils ont aussi accès à une messagerie instantanée sécurisée et à un dossier médical pour chacun de leurs patients.

Comment optimiser un modèle de planning médical efficace ? 

Suivez ces 5 recommandations pour modéliser un planning adapté à votre centre de santé. 

Analyser la performance du planning actuel 

Faites tout d’abord une analyse poussée de votre agenda actuel. Dressez un état des lieux précis de l’activité de votre centre. Et vous saurez ensuite où concentrer vos efforts. Repérez notamment :

• Les horaires réguliers et l’amplitude de l’utilisation des locaux ; 
• Les éventuels temps morts de vos praticiens ;
• Les chevauchements d’activité dans les mêmes salles de consultation ; 
• Le nombre de rendez-vous non honorés ; 
• Les périodes de forte affluence ;
• Le fonctionnement de votre centre durant les jours fériés.

Récupérez toutes les données de vos tableaux de bord et exportez-les à l’aide d’un tableur. Vous pourrez les analyser plus facilement. 

La prise en compte du retour de vos équipes : une étape indispensable

En tant que gestionnaire de centre de santé, la communication avec l’ensemble de votre personnel reste indispensable pour comprendre d’éventuels dysfonctionnements. C’est pourquoi il ne faut pas hésiter à avoir le retour de vos collaborateurs sur le planning. Ils sont tous les jours sur le terrain et connaissent les difficultés réelles. Aussi, proposez-leur des réunions régulières avec vos équipes. Cela vous aide à comprendre les enjeux réels :

• Un problème de roulement de personnel ; 
• Une erreur dans l’occupation des salles de consultation ; 
• Un manque de soignants sur un créneau où l’afflux de patients est plus conséquent ;
• Et bien d’autres problématiques. 

L’ajustement du planning : ce qu’il faut savoir

L’un de vos collaborateurs est absent ? À moins que votre centre connaisse une suractivité et que vous ayez besoin de professionnels de santé supplémentaires. Dans tous les cas, conservez la même procédure :

1. Corrigez votre agenda, de façon à ce que vos horaires et votre capacité d’accueil restent cohérents avec la période.
2. Mettez votre planning à jour dans votre logiciel de gestion.
3. Tenez vos équipes au courant en leur envoyant l’information par messagerie sécurisée. 

En utilisant ce procédé, vous êtes assuré d’avoir une coordination des soins optimale dans votre centre de santé. 

L’automatisation des mises à jour

Les mises à jour automatiques de votre planning collaboratif sont les garantes de la coordination quotidienne des soins dans votre centre de santé. Grâce à elles, vos équipes connaissent leurs affectations en fonction de la charge d’activité de vos services et des contraintes organisationnelles. Tout est fait pour éviter les doublons de rendez-vous et optimiser vos lieux de soin. 

L’évaluation périodique du modèle

Vous avez trouvé un modèle de planning qui semble correspondre à vos équipes médicales ?  Assurez-vous régulièrement de la performance de votre organisation. Chaque trimestre, évaluez les indicateurs de performance suivants : 

• Le temps de travail de vos collaborateurs ; 
• Le taux de retard ou d’annulation ; 
• Le temps d’attente de votre patientèle ; 
• Les besoins futurs de vos équipes.

Desmos Centres de Santé, la solution idéale pour optimiser votre planning médical

L’optimisation du planning médical d’un centre de santé représente un enjeu majeur pour garantir une coordination efficace des équipes et une prise en charge optimale des patients. Comme nous l’avons vu, les outils numériques sont devenus indispensables pour répondre aux défis organisationnels complexes des établissements de santé modernes.

Desmos Centres de Santé d’Orisha Healthcare constitue la solution idéale pour gérer votre planning en centre de santé. Cette plateforme intégrée vous permet de centraliser l’ensemble de vos activités médicales dans un seul outil, offrant une visibilité complète sur votre organisation et une coordination optimale de vos équipes.

Grâce à ses fonctionnalités avancées – planning en ligne synchronisé, gestion automatisée des remplacements, tableaux de bord personnalisés et applications mobiles pour un accès permanent – Desmos Centres de Santé transforme la gestion de votre établissement. Vos professionnels de santé gagnent en efficacité, vos patients bénéficient d’une meilleure qualité de service, et vous disposez des outils nécessaires pour piloter votre activité en toute sérénité.

N’attendez plus pour révolutionner la gestion de votre planning médical et découvrir comment Desmos Centres de Santé peut transformer le quotidien de votre établissement.