Rejets et impayés : guide pratique pour infirmières libérales

Et si vous pouviez réduire vos pertes financières et votre stress au quotidien ? Entre les erreurs de facturation et les délais des organismes, les rejets et impayés sont une réalité pour toute infirmière libérale. Voici comment les anticiper, les traiter et les éviter.

Pourquoi les impayés sont-ils si fréquents chez les IDEL ?

Une estimation du manque à gagner pour une IDEL

Les impayés d’une infirmière libérale sont une réalité frustrante. Et leur gestion nécessite souvent une bonne dose de patience. Il faut dire qu’on estime entre 300 et 800 € le nombre de factures impayées. Cela représente une moyenne de 600 € par mois. Statistique non négligeable pour un·e indépendant·e comme l’IDEL !

Les causes principales d’impayés

Ce problème peut avoir différentes origines :

• Le patient n’est pas solvable.
• Les factures en tiers payant peuvent faire l’objet de rejet.
• Les mutuelles tardent à rembourser.

L’impact sur la trésorerie du cabinet libéral

Ces impayés peuvent mettre à mal tout l’équilibre financier de votre cabinet. En effet, votre rémunération dépend uniquement des paiements perçus. II suffit d’un retard lié au tiers payant ou d’une facture non honorée par vos patients, pour constituer un trou dans votre trésorerie ! Malgré tout, vous êtes obligé d’avancer vos frais d’essence et de payer vos cotisations tous les mois.

Non seulement ces impayés pèsent sur votre chiffre d’affaires, mais ils représentent aussi une réelle charge mentale supplémentaire dans votre carrière d’indépendant(e).

Alors, comment faire pour les éviter ? Nous vous proposons plus bas une méthode de gestion des rejets et impayés complète et efficace.

Comment identifier les causes des rejets ?

Il arrive parfois que les impayés soient le résultat d’une négligence de vos patients. Mais dans la plupart des cas, c’est le système lui-même qui est en cause. La CPAM rejette votre facture et vous envoie un retour NOEMIE (norme ouverte d’échange maladie avec les intervenants extérieurs). Alors, voyons dans quel cas cela se produit. 

Une carte Vitale ou mutuelle non à jour

L’un des motifs courants de rejet est l’expiration de la carte Vitale ou de la complémentaire santé du patient. Pour anticiper ce problème, pensez à faire une vérification systématique de ses droits en amont. 

Les erreurs de cotation ou de prescription incomplète

Votre ordonnance est mal rédigée ? À moins que vous ayez fait une erreur dans la saisie de vos cotations. Ne cherchez pas plus loin ! Si votre feuille de soin n’est pas conforme, elle sera purement et simplement rejetée. Aussi, faites attention de bien respecter le cadre réglementaire au moment de la création d’une ordonnance ou de la cotation de vos actes.

Erreurs de télétransmission ou de pièce manquante

Les problèmes de rejet sont parfois dus au manque de pièces justificatives. Il suffit d’un bug lors de la télétransmission de votre document, pour que votre facture fasse l’objet d’un impayé. Pour éviter cela, optez pour un outil automatisé qui vérifie vos FSE avant leur envoi.

Vous avez identifié la source de vos impayés d’infirmière libérale ? Voyons maintenant dans le détail comment les traiter. 

Comment gérer les impayés en tant qu’infirmière libérale ? 

Utiliser les retours NOEMIE

En premier, il vous faut consulter les retours NOEMIE . Ces réponses de la Sécurité sociale représentent une première alerte à ne pas négliger. Elles vous précisent en plus la cause du rejet.

Contacter les caisses (CPAM) et mutuelles

Vous avez scruté vos retours NOEMIE, mais vous ne comprenez pas l’origine de l’impayé. Contactez la CPAM. Un conseiller peut vous aider à débloquer la situation en seulement quelques jours ouvrables. Aussi, n’ayez aucune hésitation à prendre votre téléphone.

Corriger l’erreur de télétransmission et refacturer

Le motif de rejet est une erreur de saisie que vous avez identifiée. Dans ce cas, il vous suffit de corriger l’erreur et de refacturer votre acte. 

Suivre les paiements via rapprochement bancaire

Voici une autre clé indispensable pour repérer les factures impayées. Il vous suffit de comparer régulièrement les paiements que vous avez reçus aux feuilles de soins télétransmises. Vous pourrez ainsi faire une relance d’impayé, avant même que le rejet vous soit envoyé par la Sécurité sociale.

La procédure à suivre en cas d’indu CPAM 

Il arrive parfois que l’Assurance Maladie estime qu’elle vous a trop versé pour un acte. On parle alors d’indus CPAM.

Sachez que vous avez deux mois pour le contester, conformément à l’article L.133-4 du Code de la Sécurité sociale. Le cas échéant, le montant de l’indu sera décompté de vos futurs règlements. 

Vous avez décidé de mettre en place une méthode rigoureuse pour en finir avec vos impayés d’infirmière libérale. Nous vous proposons une procédure efficace à suivre à la lettre. 

Mettre en place une organisation pour les factures impayées

Voici la procédure pour mettre en place une procédure préventive de recouvrement et préserver votre chiffre d’affaires.

Vérification systématique des droits avant facturation

Avant chaque prise en charge, vérifiez les droits de votre patient. Sa carte Vitale et sa carte de mutuelle doivent être valides, pour que votre prescription puisse être prise en compte.

Une fois que votre facture est établie, relisez-la. N’avez-vous pas fait un oubli ou une erreur dans la saisie ? Si tel est le cas, corrigez-la immédiatement.

Suivi régulier des règlements

Consacrez un temps hebdomadaire à vos rapprochements bancaires. En comparant vos feuilles de soins et vos paiements, vous détectez le moindre impayé, sans même attendre les retours NOEMIE.

Mise à jour des dossiers patients

Votre malade a signalé un changement d’adresse ou de mutuelle. N’attendez pas pour mettre à jour son dossier patient dans votre logiciel. Vous serez ainsi certain·e de ne rien oublier lors de la prochaine facturation. 

Envoi de justificatifs en cas de rejet

Un rejet est apparu sur le tableau de bord de votre logiciel métier. Soyez réactif ! S’il manque une ordonnance ou une attestation, renvoyez-la immédiatement. Appelez la CPAM pour lui signifier votre oubli au conseiller.

Externaliser la gestion des impayés

Vous avez des impayés tous les mois. Et les relances classiques vous prennent trop de temps. Pourquoi ne pas externaliser cette gestion ?

Investir dans un logiciel avec une garantie de paiement comme Orisha

Desmos Infirmiers est un logiciel spécifique pour les IDEL . Il vous permet d’agir immédiatement face à ses rejets. Cette solution numérique créée par Orisha Healthcare vous aide au quotidien à gérer  :

• Vos feuilles de soin électroniques ;
• L’envoi de pièces justificatives. 

Mais elle va aussi bien plus loin : en cas d’impayé, l’outil relance automatiquement les organismes concernés. Votre gestion quotidienne est donc réellement simplifiée.

Déléguer votre gestion d’impayés à une agence de recouvrement spécialisée 

Vous préférez vous entourer d’une équipe d’experts en recouvrement ? C’est aussi possible. Ces conseillers assurent le suivi de votre créance de A à Z. Ils s’occupent même de la procédure de recouvrement : 

• Mise en demeure ;
• Saisie du tribunal d’instance. 

Les solutions légales pour recouvrer ses honoraires

Existe-t-il des alternatives légales pour récupérer le montant de vos impayés ? Voici ce que vous devez savoir.

Les modalités de recouvrement amiable 

La première étape amiable consiste à envoyer une lettre de relance accompagnée de :

• La feuille de soin ; 
• La copie de prise en charge refusée ; 
• Le relevé de votre compte.

Pour vous aider à la rédiger, n’hésitez pas à vous aider d’un modèle de lettre de ce type.

La mise en demeure, une arme juridique pour limiter les impayés IDEL

Votre patient ou la mutuelle ne répond pas à votre relance. N’hésitez pas à passer à l’étape supérieure : la mise en demeure. Ce courrier, envoyé en recommandé avec accusé de réception, formalise votre demande. Il fixe les modalités de règlement et montre que vous êtes prêt à aller jusqu’au bout pour récupérer votre dû. 

Un autre recours judiciaire : l’injonction de payer

En dernier recours, vous pouvez engager une injonction de payer devant le juge du tribunal d’instance. Vous envoyez alors un formulaire qui récapitule :

• Les dates des soins ; 
• Le montant dû ;
• La preuve de votre tentative de recouvrement à l’amiable.

 Cette procédure dissuasive et peu coûteuse vous permet de débloquer la situation. 

Limiter les risques d’impayés des honoraires paramédicaux des patients

Intégrer une clause de compensation dans vos conditions générales de soins

Pour protéger votre facturation IDEL, ajoutez une clause de suspension dans vos conditions générales de soins. Cette mention particulière vous autorise à compenser un impayé par un éventuel trop-perçu.

Refuser de réaliser un soin en cas de dettes récurrentes

L’ article R4312‑12 du Code de la santé publique vous autorise à refuser de soigner un patient, si le motif est une raison professionnelle essentielle. Le cumul de factures impayées rentre dans ce cadre. Mais attention, vous devez respecter les droits du patient et : 

• Lui communiquer votre refus de soins ; 
• Lui proposer une autre solution pour assurer la continuité des soins. 

Orisha Healthcare : une solution parfaite pour la gestion des impayés

Desmos Infirmiers est un véritable secrétaire particulier qui vous permet d’optimiser toutes les étapes, de la télétransmission de votre FSE jusqu’à votre rapprochement bancaire.

Des notifications automatiques des rejets

Votre logiciel sécurisé et conforme au RGPD vous envoie des notifications en cas de rejet. Et cela vous évite bien des tracas ! En mettant en place une organisation rigoureuse, vous êtes en mesure de les traiter rapidement. 

Un suivi des paiements et un rapprochement bancaire automatisé

Il vous suffit de vous connecter à votre tableau de bord pour vérifier l’état de votre facturation. Avec cette solution, la télétransmission de chaque document est enregistrée en temps réel.

Des relances intégrées

En plus, le logiciel relance automatiquement les organismes payeurs. Le rapprochement devient un jeu d’enfant. En effet, le logiciel croise toutes vos données de façon automatique. Il repère les montants attendus et les écarts de règlement.