Organigramme d’un centre de santé : le guide pour bien le construire
Comment construire l’organigramme d’un centre de santé ?
Direction, équipes médicales, personnel administratif, équipes d’accueil et de facturation… Dans un centre de santé, l’organigramme ne sert pas uniquement à savoir qui fait quoi. Il permet aussi de formaliser la gouvernance, les responsabilités et les circuits de décision de la structure. Il doit rester cohérent avec le projet de santé et le règlement de fonctionnement transmis à l’Agence régionale de santé. Il constitue donc à la fois un outil d’organisation interne et un repère utile pour répondre aux exigences propres aux centres de santé. Alors, quelles informations doit-il contenir et comment construire un organigramme adapté à votre centre de santé ?
Pourquoi l’organigramme est-il indispensable au fonctionnement et à la conformité d’un centre de santé ?
Dans votre établissement, plusieurs corps de métiers travaillent ensemble au quotidien. Lorsque leur organisation est claire, les informations circulent plus facilement. Chaque professionnel sait exactement à qui s’adresser. Cela facilite la coordination des soins et sécurise les circuits de décision.
En ce sens, l’organigramme contribue à améliorer la gestion de votre structure et la prise en charge des patients, dès leur accueil.
C’est pourquoi la mise en place de cet outil est essentielle dès la création de votre centre de santé. L’organigramme permet notamment de formaliser les effectifs, les responsabilités et l’organisation présentés dans le projet de santé transmis à l’Agence régionale de santé.
Il doit ensuite être actualisé dès que l’organisation du centre évolue : changement de direction, modification des équipes, ouverture d’une nouvelle activité ou réorganisation interne.
Avant de l’élaborer, commencez par identifier les différentes fonctions qui structurent votre activité : professionnels de santé, équipe administrative, accueil, facturation, coordination et direction.
Quels sont les postes à intégrer dans l’organigramme d’un centre de santé ?
L’équipe de direction du centre de santé
L’organisme gestionnaire est la personne morale qui porte juridiquement le centre de santé. Il peut notamment s’agir d’une association à but non lucratif, d’une collectivité territoriale ou d’un autre organisme autorisé à gérer un centre de santé.
La direction quotidienne du centre, quant à elle, est généralement assurée par un responsable de centre. Il pilote l’activité, coordonne les ressources humaines, veille au respect des obligations administratives et s’assure de la cohérence entre l’offre de soins et le projet de santé.
Les médecins coordinateurs
Vous devez ensuite intégrer les responsables médicaux dans votre centre de santé polyvalent. Il s’agit souvent de médecins coordinateurs qui ont en charge l’un des pôles de votre structure. Leur rôle est de faciliter la coordination entre les professionnels. Ils organisent également les parcours de soins, ils harmonisent les pratiques et participent ainsi à la bonne mise en œuvre du projet de santé.
Pour les centres exerçant une activité dentaire ou ophtalmologique, l’organigramme doit également refléter les instances médicales prévues par la réglementation. Lorsqu’il est obligatoire, le comité dentaire ou médical doit donc y apparaître clairement. Institué par la loi Khattabi du 19 mai 2023, il participe notamment à l’amélioration continue de la qualité, de la pertinence et de la sécurité des soins.
Les professionnels de santé
L’ensemble des professionnels de la structure doit bien évidemment être clairement représenté dans votre organigramme. Selon votre activité, il peut s’agir de médecins spécialistes ou généralistes, de chirurgiens-dentistes, d’infirmiers, de sages-femmes, de kinésithérapeutes, etc. Le plus simple est de les regrouper par pôle pour que votre page soit plus lisible.
Les équipes d’accueil, de secrétariat et de facturation
Pour finir, vous devez également faire apparaître l’ensemble de votre personnel administratif dans votre organigramme. Cela concerne aussi bien les équipes chargées de l’accueil physique ou téléphonique que celles qui assurent la gestion des dossiers patients, le tiers payant, la télétransmission et les échanges avec l’Assurance Maladie.
La réalisation de votre organigramme permet à chacun de comprendre ses responsabilités et sa place dans le fonctionnement du centre.
Une fois que vous avez listé toutes vos équipes, vous pouvez vous atteler à la construction de votre organigramme.
Comment construire un organigramme adapté à votre centre de santé ?
Organigramme fonctionnel ou organigramme hiérarchique : lequel choisir ?
La première étape consiste à choisir le modèle le plus adapté à votre organisation. Vous avez en effet deux solutions possibles :
- L’organigramme fonctionnel permet de représenter les relations entre les différents services. Il montre comment les équipes collaborent au quotidien autour du patient, dès son accueil et tout au long de sa prise en charge.
- L’organigramme hiérarchique, lui, est le modèle le plus couramment utilisé. Il place généralement la direction au sommet, puis les responsables médicaux, les équipes de soins et le personnel administratif. Cette structuration est intéressante, car elle permet de visualiser d’un seul coup d’œil les circuits de décision et la répartition des missions.
Il est aussi possible de combiner ces deux modèles, de manière à visualiser facilement les interactions entre les différents services et la hiérarchie de l’établissement.
Construire l’organigramme d’un centre de santé étape par étape
Voici le mode d’emploi qui peut convenir pour dresser l’organigramme hiérarchique d’un petit centre comme d’un plus grand :
- Une fois le modèle choisi, commencez par positionner l’équipe de direction en haut de votre organigramme.
- Juste en dessous, faites apparaître les coordinateurs et les responsables médicaux, puis inscrivez les différents pôles d’activité.
- Différenciez ensuite le pôle médical, le pôle infirmier, le pôle dentaire, le pôle administratif, l’accueil et la facturation.
- Si votre établissement accueille plusieurs spécialités ou exerce sur plusieurs sites, pensez aussi à prévoir des sous-catégories. Elles permettront de rendre votre schéma plus lisible et de mieux représenter l’organisation réelle de votre centre de santé.
Pour un organigramme fonctionnel, partez plutôt des grandes étapes du parcours patient, de l’accueil au suivi administratif. Indiquez ensuite, pour chaque étape, les professionnels de santé et les équipes qui interviennent.
Faire évoluer votre organigramme
Votre organigramme doit évoluer dès que l’organisation du centre change : recrutement, départ d’un professionnel, ouverture d’une nouvelle activité, modification des responsabilités ou changement de direction.
Vous devez également vérifier qu’il reste cohérent avec le projet de santé et le règlement de fonctionnement de votre centre. Si l’organisation réelle ne correspond plus aux informations déclarées, ces documents doivent être actualisés et, lorsque cela est requis, transmis à l’Agence régionale de santé.
Votre organigramme doit toujours refléter l’organisation réellement mise en œuvre dans votre centre de santé.
Quels documents utiliser pour élaborer l’organigramme d’un centre de santé ?
Vous pouvez vous appuyer sur plusieurs documents utiles pour construire votre organigramme.
Référez-vous notamment à :
- Votre projet de santé, qui présente l’offre de soins et les missions de votre centre.
- Le règlement interne qui précise les règles de fonctionnement de votre centre.
- Les fiches de poste ;
- Les contrats de travail ;
- Le planning de vos équipes.
Votre organigramme doit rester cohérent avec le projet de santé, le règlement de fonctionnement et l’organisation réellement mise en œuvre dans votre centre.
Voici un exemple d’organigramme qui permet de distinguer clairement l’organisme qui porte juridiquement le centre, la direction quotidienne, les éventuelles instances médicales et les équipes opérationnelles :
Plus votre organigramme reflète le fonctionnement quotidien de votre centre de santé, plus il sera utile, lisible et facile à appliquer par vos équipes.
Un organigramme reste un outil essentiel pour structurer le fonctionnement de votre centre de santé. Mais pour être réellement utile et répondre aux exigences réglementaires, il doit toujours refléter l’organisation réellement mise en œuvre dans votre centre de santé. Vous souhaitez aller plus loin dans la gestion de votre structure ? Découvrez d’autres ressources sur notre blog (différence entre un centre de santé et une maison de santé, contrôle ARS, etc.).
FAQ
L’organigramme doit-il être transmis à l’ARS ?
Cela dépend de l’activité de votre centre et des changements apportés à son organisation. Pour les centres dentaires, ophtalmologiques ou orthoptiques, l’organigramme doit être transmis à l’ARS lors de chaque embauche ou rupture du contrat de travail d’un chirurgien-dentiste, d’un assistant dentaire, d’un ophtalmologiste ou d’un orthoptiste. Cette mise à jour conditionne le maintien de l’agrément du centre. Dans tous les cas, votre organigramme doit rester cohérent avec le projet de santé et le règlement de fonctionnement transmis à l’ARS.
Qui doit apparaître dans l’organigramme d’un centre de santé ?
La structure de votre organigramme dépend de votre organisation. Dans tous les cas, vous devez faire apparaître la direction, les professionnels de santé, le personnel administratif, l’accueil, le secrétariat et les équipes de facturation. Vous pouvez aussi ajouter les fonctions support si elles existent dans votre centre.
Quelle est la différence entre un organigramme hiérarchique et fonctionnel ?
L’organigramme fonctionnel met l’accent sur les relations entre les services. L’organigramme hiérarchique, lui, est plus descendant. Il montre qui dirige, qui valide les décisions et qui coordonne les différentes équipes.
À quelle fréquence faut-il mettre à jour l’organigramme d’un centre de santé ?
Nous vous recommandons de mettre à jour votre organigramme dès qu’un changement survient dans votre structure : nouvelle spécialité, départ ou arrivée d’un médecin, changement de direction ou évolution de votre offre de soins.
Comment représenter plusieurs spécialités dans un même organigramme ?
Pour réaliser un organigramme hiérarchique, structurez votre schéma par niveaux : direction, coordination médicale, responsables de pôles, puis équipes médicales, paramédicales et administratives. Pour un organigramme fonctionnel, indiquez les grandes étapes du parcours patient, de l’accueil au suivi administratif. Ajoutez ensuite, pour chaque étape, les professionnels de santé et les équipes qui interviennent.
